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En la creación de terceros (Proveedores Nacionales, Proveedores Extranjeros y Legalización de Caja Menor y Anticipos), es importante el diligenciamiento total de uno de los siguientes formatos:
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Solicitud Registro de Terceros Cajas Menores y Anticipos
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- Para el caso de la creación de terceros proveedores durante las legalizaciones de cajas menores y/o de anticipos, las unidades deberán diligenciar en su totalidad únicamente el formato “Solicitud Registro Terceros Cajas Menores y Anticipos” ubicados en el enlace (BS-P10-F13).
- Se debe diligenciar datos de la Unidad Solicitante.
- Se debe diferenciar claramente cuando se trate de persona natural o persona jurídica.
- Aparte de diligenciar el campo de dirección, se deben diligenciar los correspondientes a ciudad, departamento y país.
- Para la parte tributaria es necesario identificar si es régimen común o régimen simplificado e indicar si la factura tiene detallado el valor del IVA.
- Se debe identificar claramente la clase de bien o servicio que se esta cancelando
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Registro de Proveedores nacionales de bienes o servicios.
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- Para proveedores de bienes y servicios se debe diligenciar en su totalidad únicamente el formato “Registro de Proveedores Nacionales (Bienes y Servicios)” ubicado en el enlace (BS-P10-F01).
- Las unidades deben diligenciar los campos de Unidad solicitante, responsable y extensión telefónica y luego deberán pedirle al proveedor su total diligenciamiento y firma y enviarlo junto con todos los documentos solicitados en el mismo formato a la Unidad para que esta a su vez los radique en la Oficina de Contabilidad.
- Debe tener en cuenta que la dirección además consta de país, departamento y ciudad o municipio.
- Se debe diferenciar claramente cuando el proveedor es persona natural o persona jurídica.
- Es indispensable el diligenciamiento de la información tributaria y de los productos ofrecidos a la Universidad (bienes o servicios). Si el servicio ofrecido no se ubica en la lista se debe indicar en el renglón “OTRO CUAL” la clase de servicio o bien prestado a la Universidad.
- No olvidar que el formato debe venir firmado por el proveedor.
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Registro de Proveedores del exterior
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- Para el caso de la creación de terceros proveedores extranjeros, no residentes en Colombia, las unidades debe diligenciar en su totalidad únicamente el formato “Registro de Proveedores del Exterior” ubicados en el enlace (BS-P10-F12).
- Se debe identificar si el proveedor es persona natural o persona jurídica.
- Para proveedores en el exterior se debe informar el número de identificación fiscal de su país de origen.
- Debe tener en cuenta que la dirección además consta de país, departamento o estado se deberá registrar el nombre del estado o su equivalente y ciudad o municipio
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Otros aspectos a tener en cuenta
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- Para la solicitud de creación de terceros proveedores, es responsabilidad de las unidades enviar totalmente diligenciado el respectivo formato al correo electrónico: terceros@javeriana.edu.co, junto con los documentos soporte requeridos.
- Todos los archivos deben venir en formato PDF.
- Su creación y aprobación se iniciará cuando se reciba el formato totalmente diligenciado y con la documentación completa.
- El tiempo de creación será de ocho (8) horas hábiles.
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