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Vicerrectoría Administrativa

Archivos Administrativos

Tiene como propósito garantizar la correcta gestión, organización y control de los documentos producidos por la Universidad, así como asesorar de manera permanente a las unidades en su manejo. (Archivos de gestión y de segunda edad).

La Coordinación de Archivos Administrativos se encuentra ubicada en el tercer piso del edificio Jose Rafael Arboleda S.J. (No. 67), ubicado en la Transversal 4 No. 42-00.
Coordinador de Archivos Administrativos: Sandra Milena Rodríguez Correa. Extensión: 4759, Correo electrónico: sandra.rodriguez@javeriana.edu.co

Horarios de atención
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.  (Jornada Continua)

Mesa de Servicios Archivísticos

La Mesa de Servicios Archivísticos se dispuso como punto de atención y servicio al usuario interno, el correo dispuesto para la misma es serviciosarchivisticos@javeriana.edu.co, y su extensión es 5555, opción 1.

Objetivo de la Mesa:

1. Regular todo el acervo documental producido y recibido por las diferentes unidades de la Universidad y realizar acompañamiento a los funcionarios de la Universidad en la organización y administración de los archivos de gestión de cada oficina.

2. Asesorar a los funcionarios de la Universidad cuando así lo requieran, para el manejo de los archivos de gestión y sus respectivos procedimientos.

3. Canalizar los servicios archivísticos con el tercero, es decir las consultas, préstamos y reactivaciones del archivo de segunda edad.

Servicios ofrecidos por la Coordinación de Archivos Administrativos

1. CONSULTA
Consulta en sitio dentro de la unidad:
Las unidades pueden solicitar en calidad de consulta y préstamo los expedientes que fueron transferidos al Archivo de Segunda Edad (contratista), las solicitudes que se realicen  en el horario de la mañana estarán dispuestas para consultarlas en el horario de la tarde, las solicitudes que se realicen en el horario de la tarde estarán dispuestas para consultarlas en el horario de la mañana del siguiente día hábil.

Consulta digital:
Este servicio consiste en digitalizar el (los) folio (s) o documento (s) solicitado (s) y será enviado por la Coordinación de Archivos Administrativos para la respectiva consulta en cada unidad. La digitalización se realizará hasta 36 folios, después de esta cantidad de folios la consulta se atiende mediante el servicio de consulta urgente.  La consulta digital debe llegar máximo tres horas después de solicitada.

Consultas en archivo de segunda edad:
Consiste en realizar la consulta de documentos en las instalaciones del contratista (fuera del campus universitario), este tipo de consultas se atiende cuando supera la solicitud de 30 expedientes. Este servicio se atiende 48 horas después de solicitado.

Consulta urgente en sitio dentro de la unidad:
La prestación del servicio a estas solicitudes tendrá un tiempo de respuesta de hasta cuatro (4) horas después de solicitado por la Coordinación de Archivos Administrativos al Archivo de Segunda Edad.

2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Consiste en canalizar las entregas de documentos desde la unidad hacia el Archivo de Segunda Edad.

3. ASESORIAS
La coordinación de archivos Administrativos realiza asesoría en la organización de los archivos de gestión para los funcionarios de la Universidad, las asesorías se brindan a través de diferentes medios de comunicación (correo electrónico, visitas personalizadas y atención telefónica).

4. CAPACITACIONES
La Coordinación de Archivos Administrativos organiza periódicamente sesiones de capacitación en los siguientes módulos:

  • Introducción al Sistema General de Archivos de la Universidad
  • Organización de Archivos de Gestión
  • Tablas de Retención y Valoración

Tablas de Retención Documental - TRD

Las TRD son un listado alfabético de asuntos (series y subseries) conformados por los diversos documentos (tipos documentales) que se manejan en cada Unidad de acuerdo con las funciones establecidas por reglamentos, a estos asuntos se les asigna un tiempo de permanencia en los archivos de oficina, archivos de segunda edad, archivo histórico,  y se establece su disposición final. 

Consulte su TRD

Para consultar su TRD ingrese aquí