1. El Decano Académico, una vez recibe la solicitud de la extensión, consulta al Vicerrector Académico la voluntad institucional para iniciar el trámite, haciendo una breve reseña de la Institución con la que se quiere adelantar la extensión
2. El Decano Académico remite al Vicerrector Académico la propuesta del programa. Está debe venir acompañada del acta del Consejo de Facultad donde fue aprobada la propuesta y el convenio específico.
3. El equipo para asuntos curriculares y aseguramiento de la calidad revisa la propuesta y el convenio contra criterios establecidos por el Consejo Directivo Universitario sobre extensiones y solicita el aval de la Secretaría Jurídica.
4. El Vicerrector Académico presenta la propuesta al Consejo Académico y ésta puede ser: Aprobada, aprobada con modificaciones o rechazada.
5. En caso de aprobada, el Vicerrector Académico presenta la propuesta al Consejo Directivo Universitario. Cuando se deben realizar correcciones, la propuesta es nuevamente presentada al Vicerrector Académico con los ajustes solicitados por el Consejo Académico
6. En el Consejo Directivo la propuesta puede ser: Aprobada, Aprobada con modificaciones y rechazada.
7. Cuando la propuesta es aprobada se dan las indicaciones a la Facultad para diligenciar el formato de Registro Calificado del Ministerio de Educación Nacional y realizar el pago. Cuando la propuesta es aprobada con modificaciones, se pide a la Facultad realizar los ajustes solicitados.
8. Se registra en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES) el programa y el Padre Rector envía una carta al Ministerio de Educación Nacional informando de la radicación del programa.
9. Para el caso de las Carreras y las Especializaciones, por ser Universidad acreditada no se tiene visita de pares académicos. En el caso de las Maestrías y Doctorados el Ministerio de Educación Nacional conforma una comisión para realizar la visita.
10. El Ministerio de Educación Nacional realiza la visita.
11. El Ministerio de Educación Nacional puede o no otorgar el Registro Calificado del programa.
12. Cuando se otorga el Registro Calificado el Vicerrector Académico informa al Decano Académico y le envía copia de la Resolución emitida por el Ministerio de Educación Nacional.
13. Cuando el Ministerio de Educación Nacional niega el Registro Académico se realizan los respectivos trámites para recibir la retroalimentación e internamente se deciden las acciones a seguir.
